Analisis Sistem

SISTEM

Dalam menentukan konsep suatu sistem terdapat 2 pendekatan yaitu:

• Menekankan pada prosedurnya
• Menekankan pada komponennya. 

      Kedua definisi tersebut benar namun berbeda cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedurnya didefinisikan oleh Jerry Fitzgerald, Warren D. Stalling sebagai berikut :

      “Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

      Sedangkan Menurut Richard F Neuschel, Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikel (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi bisnis yang terjadi.

      Selanjutnya definisi tersebut dikembangkan oleh Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald, Warren D. Stalling, yaitu Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa, siapa, kapan, dan bagaimana mengerjakannya. Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemenyang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

ANALISIS SISTEM

      Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara. Hasilnya dapat berupa subsistem/komponen/serangkaian transformasi yang baru dan sebagainya. Tujuannya ialah untuk memperbaiki berbagai fungsi dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa. Tujuan analisis sistem singkatnya ialah, Memahami -> Memodifikasi -> Menjadi Lebih Baik.

ANALIS SISTEM (SYSTEM ANALYST)

      Sistem analis adalah individu mempelajari/mengidentifikasi masalah dan kebutuhan dari organisasi untuk menentukan bagaimana orang, data, proses, komunikasi dan teknologi informasi agar dapat meningkatkan pencapaian bisnis. Sistem analis merupakan orang yang paling bertanggung jawab pada proses analisa dan perancangan sistem informasi. Sebutan lain untuk analis sistem adalah :

• Analis informasi (information analyst)
• Analis bisnis (business analyst)
• Perancang sistem (systems designer)
• Konsultan sistem (systems consultant) 
• Ahli teknik sistem (systems engineer)

ANALIS SISTEM VS PROGRAMMER

      Analis sistem berbeda dengan pemogram. Pemogram (Programmer) adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan hasil analisis dan perancangan yang telah dibuat oleh analis sistem. Akan tetapi ada analis sistem yang melakukan tugas-tugas seperti pemrogram dan sebaliknya ada juga pemrogram yang melakukan tugas-tugas yang dilakukan oleh analis sistem. Orang yang melakukan tugas baik sebagai analis sistem maupun pemrogram disebut analis/pemrogram (analyst/programmer) atau sebaliknya. Tugas dan tanggung jawab analis sistem dan pemrogram berbeda.

Seorang Programmer memiliki tugas sebagai berikut :

• Bertanggung jawab terbatas pada pembuatan program
• Pengetahuan cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem, utilities, Bahasa pemrograman yang diperlukan
• Pekerjaan programmer sifatnya teknis, mengharuskan ketepatan dalam pembuatan instruksi program
• Pekerjaannya tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas antara pemrogram dan analis sistem yang telah memberikan hasil analisa dan perancangan (spesfikasi) dari program yang dikembangkan

Sedangkan Sistem Analis memiliki tugas sebagai berikut :

• Tidak terbatas pada pembuatan program, melainkan sistem secara keseluruhan
• Pengetahuan harus luas, tidak terbatas teknologi komputer, tetapi pada bidang aplikasi yang sedang ditangani
• Pekerjaanya analis sistem pada pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar
• Pekerjaan analisis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tiak terbatas pada sesame analis sistem, melainkan pemakai, hingga level manajer.

SKILL ANALIS SISTEM

suatu skill yang wajib dipunyai seorang sistem analis adalah sebagai berikut :

• Keahlian analisa
• Memahami organisasi
• Keahlian memecahkan masalah
• Pemahaman sistem, untuk melihat organisasi dan sistem informasi sebagai sebuah sistem.

• Keahlian teknis. 
• Memahami potensi dan limitasi dari suatu teknologi
• Keahlian penggunaan alat dan teknik pengembangan perangkat lunak serta ahli dalam menggunakan komputer

• Keahlian Managerial
• Kemampuan untuk mengatur proyek, sumber daya
• resiko dan perubahan

• Interpersonal skill, sebagai suatu kemampuan ataupun ketrampilan milik seseorang untuk mengenal, menghadapi dan berkomunikasi atau interaksi dengan pihak lain

• Pengetahuan tentang bisnis secara umum, Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem.Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, biaya, manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran, produksi, manajemen personalia, keuangan, tingkah laku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya.

• Pengetahuan tentang metode kuantitatif, Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode kuantitatif, seperti : pemrograman linier (linier programming), pemrograman dinamik (dynamic programming), regresi (regresion), network, pohon keputusan (decision tree), trend, simulasi dan lain sebagainya.

BUSINESS VS SYSTEM ANALYST

      Bedanya business dan system analyst ialah, pada business analyst mereka menyediakan informasi input untuk system analyst sedangkan sistem analis membuat keperluan teknikal dari informasi yang didapatkan dari business analyst.

LANGKAH ANALISIS SECARA UMUM

LANGKAH DASAR ANALISIS SISTEM

Identify (1) => Understand (2) => Analyze (3) => Report (4)

• Identify, yaitu mengidentifikasi masalah
• Langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas-tugas yang harus dilakukannya adalah sbb :

• Mengidentifikasi penyebab masalah
• Mengidentifikasi titik keputusan
• Mengidentifikasi personil-personil kunci

• Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada
• Langkah kedua dari tahap analisis sistem adalah memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sistem juga pernah dilakukan penelitian untuk memperoleh data, penelitian ini sifatnya adalah penelitian pendahuluan . Sedang pada tahap analisis sistem, penelitian yang dilakukan adalah penelitian terinci. Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan menggunakan teknik pengumpulan data yaitu, wawancara, observasi, daftar pertanyaan danpengambilan sampel.

• Membuat Penugasan Penelitian Setelah rencana jadwal penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan. 
• Membuat Agenda Wawancara Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perludidiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.
• Mengumpulkan Hasil Penelitian Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :
• Waktu untuk melakukan suatu kegiatan
• Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama 
• Pengambilan sampel 
• Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama 
• Elemen-elemen data 
• Teknologi yang digunakan di sistem lama
• Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

• Analyze, yaitu menganalisis kelemahan sistem

• Analis sistem perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan jawaban apa penyebab sebenarnya dari masalah yang timbul tersebut. Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut yaitu, Apa, Bagaimana, Siapa, dan Dimana yang dikerjakan ?
• Menganalisis kelemahan sistem sebaiknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan Mengapa, Perlukah dikerjakan ? Apakah telah dikerjakan dengan baik ?
• Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : Relevance, Capacity, Efficiency, Timeliness, Accessibility, Flexibility, Accuracy, Reliability, Security, Economy, Simplicity, dll
• Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

• Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
• Setelah proses analisis sistem ini selesai dilakukan, tugas berikutnya dari analis sistem dan timnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan ini diserahkan kepada steering committe (komite/panitia pengarah pengembangan sistem) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini.
• Tujuan utama dari penyerahan laporan kepada manajemen
• Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan
• Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen
• Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen
• Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap desain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Kesimpulan

     Analisis Sistem adalah proses yang sangat penting dalam pembentukan suatu sistem. karena tugasnya ialah untuk memahami suatu sistem, lalu kemudian dimodifikasi menjadi lebih baik. Tugas itu dilakukan oleh seorang System Analyst. Pada umumnya, seorang sistem analis melakukan 4 Langkah dasar dalam menganalisis sebuah sistem yaitu mengidentifikasi masalah, memahami kerja sistem yang ada, menganalisa kelemahan dari sistem yang ada, kemudian melaporkan seluruh hasil identifikasi dan analisis kedalam sebuah laporan untuk diserahkan kepada pihak manajemen, sebagai Langkah awal apakah proyek akan dilanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu perancangan.

Sekian dan terima Kasih 😆