Tahapan Analisis Sistem dan Metode Pengumpulan Kebutuhan

     SDLC (System Development Life Cycle) adalah langkah-langkah dalam pengembangan sistem informasi yang dilakukan oleh analis sistem dan programmer dalam membangun sistem informasi. Setiap tahap diSDLC menghasilkan kebutuhan yang diperlukan oleh tahap lanjutannya. Kebutuhan itu diubah menjadi sebuah desain. Kode yang dihasilkan berdasarkan desain disebut tahap pengembangan (Development Phase). Setelah koding dan pengembangan pihak uji coba akan memverifikasi implementasi terhadap kebutuhan.

Dalam sistem Development Stage, terdapat 3 tahap yaitu :

1. Tahap Perencanaan (System Planning) : 

     Adalah tahap yang paling yang dimana kita menentukan, mempertimbangkan tujuan dan kebutuhan dari proyek yang direncanakan. Dalam tahap perencanaan yang kita lakukan adalah :

1. Melakukan pertemuan dengan manajer/pemegang saham diadakan untuk menentukan syarat yang tepat untuk proyek.
2. memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan (Seperti Personil & Biaya)
3. Merencanakan Jadwal
4. Menganalisis semua informasi untuk melihat solusi alternatif untuk menciptakan produk baru.
5. Melakukan Studi kelayakan (Feasibility Study) untuk melihat apakah proyek tersebut layak untuk dibuat dan perlu disajikan kepada pihak manajemen untuk menyutujui.
6. Anggaran kasar untuk proyek disiapkan.
7. Membahas rencana komunikasi, rapat, kontrak, dan risiko potensial.
8. Membuat dokumen spesifikasi kebutuhan untuk menjadi pedoman pada fase selanjutnya.

2. Tahap Analisis Sistem (System Analyst) : 

     Adalah tahap kedua, yang dimana seluruh sistem didefinisikan secara detail. Pada tahap ini, tim proyek menentukan kebutuhan end-user. Sering kali hal ini diselesaikan dengan bantuan dari grup fokus dari klien, yang dimana menyediakan penjelasan dari kebutuhannya dan apa yang diharapkannya dari sistem yang sudah selesai. Langkah alternatif dilakukan untuk mengevaluasi sistem apakah sudah memenuhi kebutuhan. Tim Proyek menyimpan segalan kebutuhan pengguna dan mendapatkan izin/persetujuan dari klien untuk maju ketahap desain sistem.

Tambahan :

     Pentingnya dilakukan suatu analisis sistem : ialah memperbaiki sistem lama yang rusak dan tidak memenuhi kebutuhan. Dalam mengembangan sistem lama dapat juga ditambahkan kebutuhan yang baru pada sistem yang diperbarui atau meningkatkan performa sistem yang lama sehingga lebih baik. Tahap analisis adalah tahap yang sangat kritis dan sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu sistem.

3. Tahap Desain Sistem (System Design) : 

Adalah tahap ketiga, yang dimana adalah tahap lanjutan dari tahap analisis sistem.

Langkah-langkah dalam Analisa Sistem :

1. Identify, mengidentifikasi masalah

2. Understand, memahami kerja sistem yang ada

3. Analyze, menganalisa

4. Report, yaitu membuat laporan dari analisis sistem

     Yang kemudian muncullah pertanyaan, “apakah informasi ini dibutuhkan ?, oleh siapa ?, kapan ?, dimana?,  dalam bentuk apa?, bagaimana cara memperolehnya ?, dari mana asalnya ?, bagaimana cara mengumpulkannya ?”.

Semua pertanyaan tersebut dapat terjawabkan dengan sumber fakta analisis :

• Sistem yang ada
• Sumber internal : orang, dokumen, dan hubungan orang-organisasi atau fungsi yang ada
• Sumber eksternal : interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, buku, dan informasi yang berasal dari luar sistem.

Kerangka Analisis

• Analisis terhadap level pembuat keputusan.
• Analisis terhadap flow informasi.
• Analisis terhadap input dan output.

Identifikasi Penyebab Masalah :

• Analisis sistem harus mempunyai pengetahuan terkait sistem yang sedang dianalisisnya.
• Dimulai dengan mengkaji ulang subjek permasalahan yang telah ditemukan oleh analisis sistem ditahap perencanaan.
• Dari permasalahan yang ada, identifikasi penyebab masalahnya.

Identifikasi Masalah :

• Identifikasi penyebab
• Identifikasi titik keputusan
• Identifikasi personil-personil kunci

Identifikasi Keputusan : 

• Menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi
• Bila telah dapat mengidentifikasi titik keputusan penyebab masalah maka penelitian dimulai dari titik-titik keputusan tersebut.
• Sebagai dasar identifikasi titik keputusan, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

Identifikasi Personil-personil Kunci : 

• Personil kunci dilihat baik yang langsung maupun yang tidak langsung menyebabkan terjadinya masalah
• Dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen serta dokumen deskripsi jabatan.

Memahami Kerja Sistem : 

• Melalui penelitian terinci (Detailed Survey)
• Dengan Melakukan : wawancara, observasi, kuisioner, dan pengambilan sampel.
• Meliputi langkah-langkah sebagai berikut :

o   Menentukan jenis penelitian

o   Merencanakan jadwal penelitian :

§  Mengatur jadwal wawancara

§  Mengatur jadwal observasi

§  Mengatur jadwal pengambilan sampel

o   Membuat penugasan penelitian

o   Membuat agenda wawancara

o   Mengumpulkan hasil penelitian

Pelaporan Hasil Analisis :

• Setelah proses analisis selesai, perlu dibuat laporan hasil analisis
• Laporan ini diserahkan ke steering committee yang diteruskan ke manajamen
• Manajemen bersama steering committee dan pemakai sistem akan mempelajari temuan dan analisis yang dilakukan oleh analis yang disajikan dalam laporan ini.

Jenis Analisis

1. Analisis kelemahan sistem : analisis yang dilakukan untuk menemukan penyebab kesalahan yang timbul
2. b)Analisis distribusi pekerjaan : analisis yang digunakan untuk menunjukkan beban dari personil yang menangani kegiatan, dan dapat digunakan untuk menentukan pembagian tugas tambahan bagi personil yang kurang besar bebannya.
3. Analisi Keandalan : analisis yang digunakan untuk menunjukkan banyaknya kesalahan pada suatu kegiatan. Semakin Andal = Semakin sedikit kesalahan yang dilakukan.
4. Analisis dokumen : analisis yang digunakan untuk mengetahui dan menganalisis dokumen yang digunakan pada sistem lama
5. Analisi Laporan : analisis yang digunakan untuk menganalisis laporan yang dihasilkan oleh sistem lama
6. Analisis Teknologi : analisis yang digunakan untuk menganalisis teknologi yang digunakan oleh sistem lama
7. Analisis Kebutuhan Informasi pemakai : analisis yang digunakan untuk menyediakan informasi sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pemakai

Beberapa Teknik dan Alat Bantu Analisis :

1. Interview
2. Kuisioner
3. Observasi
4. Sampling
5. Pengumpulan dokumen
6. Diagram organisasi
7. Table keputusan
8. Matric

Laporan Hasil Analisis :

• Uraian alasan dan batasan analisis
• Deskripsi sistem yang ada dan operasinya
• Uraian tujuan (objektif) dan kendala sistem
• Deskripsi tentang masalah yang belum teratasi dan potensi masalah
• Uraian tentang asumsi yang diambil oleh analis sistem selama proses analisis
• Rekomendasi sistem yang baru dan kebutuhannya untuk desain awal
• Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya yang diharapkan termasuk dalam desain ssistem baru atau memodifikasinya. Proyeksi ini termasuk kelayakan untuk proses selanjutnya

Tujuan Pelaporan :

• Untuk melaporkan bahwa analisis telah selesai dilakukan.
• Meluruskan kesalahan pengertian temuan analisis tetapi tidak menurut manajemen
• Meminta pendapat dan saran dari manajemen
• Meminta persetujuan manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat meneruskan ke tahap desain atau menghentikan proyek apa tidak layak)

Hasil Akhir Analisis Sistem

• Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak
• Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain
• Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi proposal dengan subsistem lain.
• Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan
• Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke desain awal.

Beberapa Kategori Aspek Kelayakan  :

• Kelayakan Teknis : kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak
• Kelayakan ekonomi : apakah ada untung/rugi, efisiensi biasa operasional organisasi
• Kelayakan Operasi : berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan organisasi
• Kelayakan Jadwal : dapat menggunakan model penjadwalan contohnya seperti : PER dan GANTT Chart. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak

Requirement

     Adalah kondisi yang dibutuhkan user untuk mengatasi suatu masalah atau untuk mencapai tujuan tertentu, Kondisi yang harus dimiliki oleh sistem untuk memenuhi sebuah kontrak, standar, spesifikasi atau dokumen resmi yang ditetapkan.

Software Requirement Analysis

     Analisis kebutuhan bertujuan untuk menggali kebutuhan yang harus dipenuhi oleh software yang akan dibuat untuk memperoleh fungsi dan kelakuan software.

Prinsip Analisis :

• Daerah informasi dari masalah harus dimengerti
• Fungsi yang harus dilakukan oleh software harus terdefinisi
• Perilaku software harus ditampilkan
• Membuat pemodelan yang menggambarkan informasi, fungsi dan perilaku software
• Proses analisis harus mengubah informasi yang diperoleh menjadi informasi yang siap dirancang untuk implementasi

Metode Pengumpulan Kebutuhan :

Ada 2, yaitu :

• Metode Tradisional : Wawancara, Angket, Observasi, Analisis Prosedur dan Dokumen lain
• Metode Modern : Joint Application Design (JAD), Computer-aided Software Engineering (CASE) tools, Business Process Reengineering (Rekayasa Ulang Proses Bisnis/ BPR)

SRS (Software Requirement Spesification)

     Adalah hasil akhir dari proses analisis. Fungsi dan kinerja yang harus dipenuhi sebagai bagian dari rekayasa sistem ditetapkan dengan deskripsi yang lengkap baik deskripsi fungsional dan behavioral.

Kesimpulan

     Pada proses pengumpulan kebutuhan dan analisis sistem, terdapat tahap yang digunakan yang disebut sebagai SDLC. Setiap tahap diSDLC menghasilkan kebutuhan yang diperlukan oleh tahap lanjutannya. Kebutuhan itu diubah menjadi sebuah desain. Kode yang dihasilkan berdasarkan desain disebut tahap pengembangan (Development Phase). Setelah koding dan pengembangan, pihak uji coba akan memverifikasi implementasi terhadap kebutuhan yang diinginkan. Dalam sistem Development Stage, terdapat 3 tahap yaitu : Tahap Perencanaan (System Planning), Tahap Analisis Sistem (System Analyst), Tahap Desain Sistem (System Design). Setelah tahap desain selesai, perlula dibuat laporan sebagai bahan pertimbangan terhadap proyek yang dibuat apakah harus dilanjutkan atau dihentikan oleh pihak manajemen.